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電子郵件高效溝通

透過電子郵件溝通，能夠將事情表達書面化，且不受對方是否在場影響，可以更加廣泛的知會資訊、徵詢意見，在現代企業的電子化運作中，是個不可或缺的工具。

電子郵件的使用方法隨著資訊化的普及，在個人私領域的應用五花八門，並無特別規範該如何使用。但在企業中，電子郵件是公司提供給員工的上班工具，如何有效利用公司提供的工具，創造個人在公司的價值，為公司產出最大的利益，以下舉出幾點供大家一起探討。

1.善用簽名檔：

一個沒有署名的郵件，有時很難讓收件者辨認是誰所發出，甚至當做是詐騙或垃圾郵件直接刪除。電子郵件閱讀介面有許多種，並不是每個人都和發信者用同一個介面，製作精美的簽名檔很可能效果會打折或無法閱讀。因此簽名檔最好用純文字介面，這樣可確保每個人都能順利閱讀。同時簽名檔要加上個人的聯繫方式，如：公司或單位名稱、位址、聯絡電話等，方便收件者直接與你聯繫。對公司內同仁或外部廠商、客戶，可考慮使用不同的簽名檔，以提供收件者不同的資訊。

2.郵件標題清楚簡潔：

因為每天都有許許多多的郵件，標題成為我們判斷是否立即閱讀的標準之一，正確使用標題就會增加郵件被閱讀的機會而不是迅速流覽一遍就刪除了。當然就像一份報紙沒有題目是很奇怪的一件事，永遠不要讓郵件的標題欄空著。

有時我們希望郵件像短信一樣的被應用，只是要說明某件事情的簡要進度，可直接在標題內說明，這樣可讓收信者一目了然，立刻掌握重點。

3.正確使用收件人、抄送(CC)、密送(BCC)：

一封郵件的收件者可分三類：收件人、抄送、密送，必需正確選擇，以方便收件者正確判斷自己該如何回應此信，亦可表達發件者瞭解事情該如何處理，而不是亂槍打鳥。

密送：用在知會主管我們正在聯繫某事，但不希望收件者直接回信給密送的物件時使用，一般情形應避免使用。

抄送：用於表示對方必需知道此事，但無需直接參與時使用；一般表示對方不需回信，但若有意見時，亦可適時表達。抄送者一般可用於知會相關單位或單位主管。

收件者：郵件內容的主要物件，必需對郵件內容有所回應的人。因此，一封郵件必需要有收件者，但除非是公告類或會議通知，不應有太多的收信者。

4.避免群發：

除非是公告類郵件，群發往往會凸顯發信者的不用心，亂槍打鳥的心態，尤其是利用群發要求他單位解決問題，不指明擔當者，效果更差，結果往往是事情沒人做，口水卻滿天飛的情形。

對於群發的郵件，我們也應避免使用全部回復的功能，仍應篩選收件者。

5.郵件禮貌：

電子郵件使用很方便，但我們卻容易忘記其實電子郵件跟傳統書信的本質是一樣的，只是傳輸的介質不同而已。因此對收信者的敬稱、對收信者的尊重都應存在，也應避免在郵件中貶損對方，或使用情緒性的字眼。

有時在郵件中表達一點點對對方的關懷，會讓對方更樂意和我們合作，即時處理我們的需求。

錯字應該儘量避免，尤其收件者的名字及稱呼千萬不要寫錯，這會讓收件者很不舒服。

6.即時回信：

作為收件者，對來信的即時回復是必要的。如果對方只寄給我一人，我可以選擇以電子郵件、電話、當面、短信等等方式回復；但如果該信還有寄給其他人，除非可逐一私下通知，否則應該回復給大家處理情形。回復的內容不一定要巨細靡遺，可以簡單說明事情將如何處理，其目的在確保大家都知道事情有擔當著者，而且會被處理。

對於要花比較長時間處理的事情，亦應即時回復階段性進度。

7.善用附件：

 平板電腦及智慧型手機的崛起，使電子郵件不再只應用與個人電腦，也因此附件往往會是郵件閱讀的障礙。因此郵件本文需把對方應即時瞭解的部份寫清楚，能不用附件就不要用，附件的重點應摘錄到郵件的本文內。同時附件大小應儘量縮小，以提高郵件傳輸的效率。

 回信時附件可視需要儘量刪除，以增進傳輸速度及節省存儲空間。

8.內容寫清楚：

郵件內容不應過於冗長，但也不能因此就言之無物，需掌握以下重點：

A. 這是什麼事情？(What)

B. 計畫在什麼時間做？以及原因。(Why and Plan)

C. 作為接收方，我要做什麼？(Action)

D. 我要在什麼時間做？(Deadline)

9.歸檔及備份：

  郵件是保存個人的工作成果及知識管理的方法之一，因此平常就應做好郵件的歸檔工作，不必要的郵件需刪除，重要的郵件需分類存放及備份。

10.電子郵件非唯一的溝通管道：

  電子郵件屬於非同步溝通的工具，因此資訊的傳達可能不具及時性、互動性，加上文字表達易因每個人的解讀不同而造成誤解。因此，在回復信件前，尤其是要表達不同意見、替自己辯白或指出他人錯誤前，請再思考先和對方當面、電話或召開會議來溝通。見面三分情，畢竟我們溝通的物件是人而非機器，不要讓電子郵件飛來飛去，變成大家吵架又無濟於事的工具，溝通的目的在解決問題，不是製造額外的誤會。